ADMIN Funktion

Andreas · April 21, 2023, 2:45pm

In diesem kurzen Tutorial erklären wir dir, was ein Admin ist und wie du die Funktion nutzen kannst. Zudem haben wir gleich die wichtigsten Fragen beantwortet und geben dir einen kleinen Ausblick, was wir als nächstes vorhaben.
Wir freuen uns immer auf Feedback und sind dankbar für Anregungen und Ergänzungen

Admin Funktion

Ein Admin ist berechtigt, Anträge für die Organisation zu genehmigen und so die offiziellen Zeichnungsberechtigten zu entlasten. Mit der Admin Funktion werden nicht automatisch Rechte auf Konten und Kartenprogramme vergeben. Diese können vom Admin jedoch beantragt und selbst genehmigt werden - dies erfolgt in einem Schritt, da die Genehmigung automatisch erfolgt, wenn jemand die Rechte dazu hat.

Ein Admin erhält alleinige Genehmigungsrechte, und somit volle Kontrolle - deshalb mit Vorsicht verwenden.

Ein Admin kann

Details der Organisation ändern wie Adresse oder das Yapeal Abo

Deklaration anpassen, z.B. Kontrollpersonen, Industrie, Aktivitäten

Konten und Kartenprogramme eröffnen/schließen

Rechte auf Konten vergeben

Members einladen und genehmigen

also so ziemlich alles. Das einzige was ein Admin nicht kann, ist

andere Admins genehmigen,

Zeichnungsberechtigte entfernen und

die Geschäftsbeziehung mit Yapeal beenden.

Und so gehts…

Voraussetzungen

Damit eine Person Admin werden kann, muss sie

vorgängig als Member oder Zeichnungsberechtigter hinzugefügt und bestätigt werden

und von offiziell Zeichnungsberechtigten Personen bestätigt werden (z.B. im Handelsregister eingetragen, Besitzer der Einzelfirma)

Wo finde ich die Admin Funktion?

Damit diese neue Funktion nicht übersehen wird, haben wir eine Aufgabe zugefügt. Hier wird nochmals kurz erklärt, um was es geht und du kannst entscheiden, ob gleich loslegen möchtest, lieber später oder gar nicht, wenn du das nicht benötigst.

Admin ernennen

Admin aus der Liste auswählen - es werden automatisch alle Zeichnungsberechtigten und Members der Organisation, welche bei Yapeal identifiziert sind aufgelistet
Bestätigen im Pop-up
Nun muss die Nominierung von einem oder mehreren Zeichnungsberechtigten bestätigt werden. Hat die beantragende Person auch Genehmigungsrechte, dann erfolgt die Bestätigung automatisch.
Es können mehrere Admins ernannt werden

Beispiel mit alleiniger Unterschriftsberechtigung:

Admin entfernen

Admin nach links schieben um zu entfernen
Bestätigen im Pop-up
Nun muss die Entfernung von einem oder mehreren Zeichnungsberechtigten bestätigt werden. Hat die beantragende Person auch Genehmigungsrechte, dann erfolgt die Bestätigung automatisch.

Beispiel mit alleiniger Unterschriftsberechtigung:

Wenn die beantragende Person nicht selbst bestätigen kann…

wird vom System eine Aufgabe für die Zeichnungsberechtigten erstellt und
die Zeichnungsberechtigten werden informiert, dass etwas zu tun ist
Anzeige des eingereichten Antrages
der Status der Anträge ist in der Übersicht dargestellt
offene Anträge können gelöscht werden

Ansicht des Antragstellers

Ansicht des Zeichnungsberechtigten

ooops der spricht wohl English!

Eine offene Aufgabe ist zu erledigen
was wurde beantragt und genehmigen resp. ablehnen
Aktualisierte Übersicht der Admins

Fragen & Antworten

Wozu braucht es einen Admin?
- Der Hauptgrund für diese Anforderung kommt von euch, unseren Kunden, die möchten, dass Abläufe noch schneller und effizienter erledigt werden können.
- Mit dem Admin wird der Antrag- und Genehmigungsprozess noch einmal vereinfacht, weiter automatisiert und somit blitzschnell…
- Als Zeichnungsberechtigter gibts du Aufgaben ab, aber nicht deine Verantwortung.
Kann es nur einen Admin geben?
- Es können so viele Admins nominiert werden, wie gewünscht und notwendig. Wieviele das sind, entscheiden die Zeichnungsberechtigten.
Wer kann einen Admin nominieren?
- alle können nominieren, aber nur Zeichnungsberechtigte können sie auch bestätigen.
Muss ich einen Admin ernennen?
- Nein, musst du nicht. Dies ist nur notwendig, wenn du als Zeichnungsberechtigter wichtige Aufgaben an eine Vertrauensperson delegieren möchtest.
Habe ich als Admin automatisch Zugriff auf alle Konten?
- (Noch) nicht automatisch. Aber du kannst dir als Admin die erforderlichen Rechte selbst geben und bekommst sie dann automatisch bestätigt. Das geht blitzschnell!
Was passiert, wenn ich jemandem die Admin Funktion entziehe?
- Die Person verliert die Bestätigungsrechte, welche den Zeichnungsberechtigten vorbehalten sind. Die einzelnen Zugriffsrechte auf Konten und Kartenprogramme bleiben bestehen und können individuell entzogen werden.
Warum sehe nicht alle Zeichnungsberechtigten der Firma in der Liste, die im Handelsregister eingetragen sind?
- Nur bei Yapeal registrierte und mit der Organisation verknüpfte Personen können Admin werden, also eingeladene und identifizierte Zeichnungsberechtigte (bei registrierten Firmen aus dem Handelsregister) und Members.
Warum sollte ich mich als Zeichnungsberechtigten zum Admin machen?
- Als Admin hast du alleine Anträge bestätigen. Wenn du also gemäss Handelsregister nur Unterschrift zu zweien hast, kannst du auf diesem Weg das alleinige Recht erhalten, aber nur, wenn dein Geschäftspartner das auch möchte und zustimmt.

Weitere Fragen? Nimm Kontakt auf mit unserem Support (schüttle einfach dein Telefon…)

Und wie geht es weiter?

Wir sind noch nicht fertig, wollten euch aber nicht länger warten lassen, damit ihr diese neue Funktion schon jetzt nutzen könnt.

Als nächstes möchten wir für die Zuteilung der Rechte eine Vereinfachung einführen. So wie du auf deinem PC automatisch Updates erhalten kannst, so soll es auch möglich sein, mit einem Klick automatisch Rechte auf bestehende und neue Konten und Kartenprogramme zu erhalten.